Cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay, nhằm hướng đến xây dựng thành công mô hình thư viện điện tử, Thư viện tỉnh Điện Biên tích cực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ trong tất cả các khâu hoạt động chuyên môn, tiêu biểu nhất là sử dụng phần mềm quản lý thư viện tổng thể Kipos.

Nhận thức được tầm quan trọng của khoa học kỹ thuật, Thư viện tỉnh đã sớm tham mưu Sở trình UBND tỉnh đưa nội dung ứng dụng công nghệ hiện đại vào Kế hoạch phát triển văn hóa đọc trên địa bàn tỉnh Điện Biên. Theo đó, từ năm 2019, ngay sau khi Kế hoạch được tỉnh ban hành, Thư viện tỉnh đã tích cực triển khai, thực hiện cài đặt phần mềm Kipos với 03 phân hệ: Biên mục, Tra cứu, Lưu thông thực hiện trên môi trường mạng nội bộ và mạng Internet. Đây là phần mềm được sử dụng trong các thư viện công cộng và thư viện chuyên ngành ở quy mô trung bình, với các đặc điểm dễ vận hành, thao tác. Đến cuối năm 2020, về cơ bản mục tiêu xây dựng mô hình thư viện điện tử đã được Thư viện tỉnh thực hiện với những tiêu chuẩn cơ bản như: Được trang bị đầy đủ trang thiết bị phần cứng và phần mềm quản trị thư viện chuyên dụng (có khả năng số hóa tài liệu và xuất dữ liệu dưới nhiều dạng vật mang tin khác nhau như giấy, đĩa CD, DVD...) tạo lập cơ sở dữ liệu số, quản lý tài liệu và phục vụ bạn đọc; nâng cấp, sửa chữa hạ tầng mạng; đào tạo nhân lực, chuyển giao công nghệ. 

Trước đây, các khâu thực hiện theo phương pháp thủ công, truyền thống hoặc có áp dụng công nghệ thì cũng đã lỗi thời. Có thể kể đến như: Nhập thông tin tùng thư bằng phần mềm CDS/ISIS trên giao diện DOS kém thân thiện, gây khó khăn cho bạn đọc; tạo và in nhãn sách hoàn toàn bằng gõ máy thủ công; quản lý bạn đọc và tài liệu bằng phương pháp kiểm kê trực tiếp trên sổ sách và kho sách… Điều đó đã gây lãng phí rất lớn về nhân lực, giảm hiệu quả quản lý thư viện, dễ gây nhầm lẫn trong xử lý tài liệu, khó kiểm soát được lượng tài liệu cho mượn/tồn đọng hay mất mát… Bên cạnh đó còn ảnh hưởng đến chất lượng tra cứu của độc giả, đặc biệt đối với các đối tượng độc giả là người dân tộc thiểu số, người cao tuổi bởi rất khó để sử dụng thành thạo hệ thống tra cứu CDS/ISIS. Thông qua việc khai thác phần mềm Kipos, công tác xử lý tài liệu cơ bản đã được chuyên môn và tự động hóa đáng kể. Việc nhập liệu thông tin và xuất bản hệ thống thư mục, mục lục đã được thực hiện hoàn toàn trên máy tính và môi trường mạng, tạo nên sự liên thông và đồng bộ giữa các khâu xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu và phục vụ bạn đọc.

Hiện nay, phần mềm Kipos đang được khai thác chủ yếu ở công đoạn xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu và quản lý tài liệu, trong thời gian tới, sẽ tiếp tục ứng dụng trong công tác phục vụ bạn đọc. Kipos có khả năng tích hợp công nghệ mã vạch thông minh; được xây dựng bằng công nghệ Windows form, dễ dàng tích hợp với các thiết bị ngoại vi của máy tính như: Máy in, máy quét, máy scan… cho phép thư viện dễ dàng thiết kế mẫu in mã vạch và nhãn gáy sách. Người dùng có thể tùy chỉnh bố cục và nội dung của mẫu in sao cho phù hợp với nhu cầu của từng thư viện. Hệ thống sẽ cung cấp cho mỗi tài liệu một mã Barcode, nhãn gáy sách duy nhất và không bao giờ có sự trùng lặp.

Bên cạnh đó, Kipos tích hợp trực tiếp với máy in thẻ nhựa, hỗ trợ thư viện thiết kế và tạo thẻ cho bạn đọc. Để làm thẻ, bạn đọc chỉ cần cung cấp một vài thông tin cho cán bộ thư viện như: ảnh thẻ, họ và tên, ngày sinh, email, địa chỉ….. Hệ thống sẽ mã hóa các thông tin đó dưới dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc. Mỗi bạn đọc sẽ có một mã số và mã vạch riêng, giúp cho công tác quản lý chính xác và bảo mật chặt chẽ. Cán bộ thư viện sẽ nhanh chóng và chính xác đưa ra các dữ liệu mượn/trả sách. Từ đó, có thể dùng máy quét mã vạch gọi ra biểu ghi của một cuốn sách đang cầm trong tay, biết được các thông tin về cuốn sách như cuốn sách có được phép mượn về hay không, từ trước đến nay đã có bao nhiêu bạn đọc sử dụng,…. Nếu tiếp cận cơ sở dữ liệu bằng mã vạch ghi trên thẻ của một bạn đọc, cán bộ thư viện có thể nhanh chóng biết được lịch sử mượn tài liệu của bạn đọc, tài liệu nào chưa trả và đã quá hạn để nhắc nhở và quyết định có tiếp tục cho mượn những cuốn khác hay không.... 

Trong hoạt động mượn/trả sách, máy quét mã vạch sẽ giảm thiểu các thao tác theo hướng nhanh gọn và chính xác hơn. Khi bạn đọc muốn mượn một cuốn sách nào đó, thay vì phải mất công ghi phiếu yêu cầu, bạn đọc chỉ cần đưa thẻ thư viện và cuốn sách đó cho thủ thư. Sau đó, cán bộ thư viện sẽ đưa phần mã vạch in trên thẻ và cuốn sách qua máy quét mã vạch để hoàn tất thủ tục mượn/trả. Hệ thống sẽ yêu cầu người dùng xác nhận tài khoản thư viện (mã số, mật khẩu), sau đó thông tin mượn trả tài liệu được ghi nhận, đảm bảo an toàn và chính xác. Những tiện ích này không chỉ giúp cán bộ thủ thư phục vụ và quản lý bạn đọc tốt hơn mà còn tạo sự thân thiện với độc giả, giúp họ dễ dàng tiếp cận tài liệu theo nhu cầu, qua đó nâng cao hiệu quả, chất lượng trong công tác phục vụ bạn đọc.

Khả năng tích hợp trực tiếp với các thiết bị tự động hóa của phần mềm quản lý thư viện Kipos mang lại cho thư viện rất nhiều lợi ích. Đây là giải pháp hữu hiệu cho Thư viện tỉnh Điện Biên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm các sai sót trong quá trình thao tác và rút ngắn thời gian quản lý. Đồng thời tạo thuận lợi cho độc giả trong quá trình khai thác sử dụng thư viện, từ đó thu hút và giữ chân độc giả, thiết thực góp phần vào quá trình xây dựng, phát triển văn hóa đọc trong cộng đồng trên địa bàn tỉnh Điện Biên.